La gestion intégrée des documents (GID) technologiques et en format papier - Version pour la Belgique





Adaptation pour la Belgique de la version québécoise de La gestion intégrée des documents (GID) technologiques et en format papier par Florian DelabieQuébec : Éditions Michel Roberge, 2018. - 393 pages.


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TABLE DES MATIÈRES

Avant-propos
Introduction


PREMIÈRE PARTIE
L’ENVIRONNEMENT D’UN SYSTÈME DE GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS

Module 1 : Les organisations et leurs caractéristiques
Module 2 : Les ressources à gérer
Module 3 : Les normes, les politiques, les directives et les bonnes pratiques
Module 4 : Le cadre légal pour la gestion de l’information en Belgique
Module 5 : Les métiers de la gestion intégrée des documents

DEUXIÈME PARTIE
LE CONCEPT DE GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS

Module 6 : La gestion intégrée des documents et sa place dans une organisation
Module 7 : Les composantes d’un système de gestion intégrée des documents
Module 8 : Les fonctions d’un système de gestion intégrée des documents
Module 9 : Le transfert et la migration des supports

TROISIÈME PARTIE
LA GESTION D’UN PROJET DE GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS

Module 10 : La gestion d’un projet de mise en place d’un nouveau système de gestion intégrée des documents
Module 11 : La gestion d’un projet de mise à niveau d’un système existant

QUATRIÈME PARTIE
LES FACTEURS DE SUCCÈS

Module 12 : Les facteurs de succès

Conclusion
Lexique


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La première partie de cet ouvrage décrit l’environnement d’un système de gestion intégrée des documents d’activité en format papier et technologiques. Les différents types d’organisations publiques et privées et leurs caractéristiques y sont d’abord présentés. Puis, un module entier est consacré aux ressources à gérer : les documents et les dossiers, les supports et leurs formats ainsi que les contenants dans lesquels ils sont conservés. Le module suivant dresse, à titre de référence, la liste des principales normes, politiques, directives et bonnes pratiques internationales, québécoises et canadiennes en matière de gestion documentaire. Puis, une section est consacrée au cadre légal de la gestion de l’information en Belgique. Enfin, cette première partie est complétée par un chapitre sur les métiers de la GID : les types d’intervenants, la formation institutionnelle et les principales associations professionnelles.

Pour sa part, la deuxième partie est consacrée à l’énoncé du concept de GID. Un court chapitre fournit une définition de la GID en tant que système en relation avec les processus d’affaires et les autres systèmes d’une organisation. Un module est ensuite consacré aux composantes d’un tel système : les documents normatifs, le schéma de classification, les règles de gestion du cycle de vie des documents, les outils de vocabulaire contrôlé ou libre, la solution logicielle pour l’automatisation des processus… La troisième section de cette deuxième partie décrit ensuite les fonctions d’un système de GID : d'abord, celles qui sont en amont et en périphérie de celui-ci, puis celles relatives à la gestion des documents d’activité et à la gestion des documents d’archives de conservation permanente. Enfin, un quatrième chapitre porte sur les aspects techniques, sur les processus et sur les aspects légaux du transfert et de la migration des supports d’information par la numérisation des documents.

Quant à la troisième partie, elle porte sur la gestion d’un projet de GID. Un premier module est consacré à la gestion d’un projet de mise en place d’un nouveau système alors que le deuxième décrit les phases d’un projet de mise à niveau d’un système existant.

Enfin, la quatrième partie dresse la liste d’un certain nombre de facteurs de succès pour la conception, le développement, le déploiement et la maintenance d’un système performant de GID en format papier et technologique.


C’est durant son cursus en histoire à l’Université Catholique de Louvain que Florian Delabie se découvre une véritable passion pour l’archivistique et la préservation du patrimoine pour les générations futures. Commençant sa carrière au service des archives audiovisuelles de la RTBF, il sera jeté directement dans le grand bain de la préservation numérique d’un patrimoine unique. Il suivra et appuiera le travail quotidien des équipes opérationnelles du service, documentalistes et gestionnaires des stocks, et aura à cœur d’améliorer les processus pour leur faciliter la tâche et permettre à chacun de se concentrer sur sa plus-value dans le processus. Il s’investira également dans les différents projets technologiques visant à améliorer et redéfinir les processus de production des contenus audiovisuels destinés aux différentes plateformes de publication. Cette expérience lui fait prendre conscience de l’importance de comprendre le contexte et les processus business afin de pouvoir remplir les missions d’un service d’archive et de gestion de l’information. Ce besoin se vérifiera lors de son implication dans les projets de mise en place d’une solution de gestion électronique des documents au sein de l’entreprise ; projet dans lequel il préconisera une approche similaire à la Gestion intégrée des documents. Il entamera dès lors un cursus en management à la Solvay Brussels School of Economics & Management afin de pouvoir cerner au mieux les contraintes, besoins et challenge d’une entreprise et de ses business unit.

Fort de cette expérience en archivage numérique et Records Management, il continue sa carrière en tant que consultant en gestion de l’information dans une société proposant des services de gestion documentaire. Désormais consultant en sécurité de l’information, il apporte son expertise en Record Keeping au sein d’une équipe proposant aux organisations d’améliorer la sécurité de leur système de gestion des flux informationnels. Cela se concrétise notamment par des projets de mise en conformité GDPR – RGPD, NIS ou encore d’implémentation d’Information Security Management System (ISMS) ; tous nécessitant une meilleure gestion des assets informationnels.


Passionné par ce domaine, il n’hésite pas à s’investir dans divers groupes de travail et associations comme l’Association des archivistes francophones de Belgique (AAFB), dont il est administrateur depuis juin 2018, ou encore la commission nationale belge pour l’ISO TC 46/SC 11. Il a également à cœur de partager ses expériences et connaissances lors de colloques, conférences ou autres cours qu’il a l’occasion de dispenser en Belgique et à l’étranger. Lors de ces communications, outre de pouvoir confronter ses idées avec celles d’autres collègues, il poursuit deux objectifs majeurs. D’une part, il veut convaincre les organisations de l’importance de la mise en place d’un système de Gestion intégrée des documents dans nos environnements de plus en plus dématérialisés. D’autre part, il veut faire prendre conscience à tous les acteurs de l’importance du rôle que doivent jouer les professionnels de l’information dans la mise en place et la gestion de ces systèmes, rôle qui va gagner en importance dans notre société de l’information numérique.