Framúrskarandi nýjungar í febrúarútgáfu Kjarna

Launabreytingar

Stjórnendur geta nú á þægilegan hátt séð yfirlit yfir laun starfsmanna sem heyra undir þá. Þeir sjá meðallaun og miðgildi í hópnum auk þess sem þeir geta séð nánari upplýsingar um stöðuna hjá hverjum og einum starfsmanni.

Yfirlitið sýnir hvaða starfafjölskyldu starfsmaður tilheyrir, hver launarammi starfafjölskyldunar er ásamt miðgildi og meðallaunum í viðkomandi starfafjölskyldu. Hægt er að sjá núverandi laun viðkomandi starfsmanns, hvernig þau eru samsett og hvernig hann stendur m.v. launaramma starfafjölskyldunnar. Launaþróun starfsmannsins er svo hægt að sjá á línuriti í yfirlitinu.

Stjórnendur hafa þarna góða yfirsýn til þess að geta tekið ákvarðanir í tengslum við launabreytingar. Þeir geta í gegnum þessa nýju virkni komið með tillögu að launabreytingu sem þeir geta rökstutt með ástæðu og vísan í frammistöðu.

Þeir aðilar sem sem samþykkja launabreytingar hjá fyrirtæki geta haft yfirlit yfir þær launabreytingar sem stjórnendur hafa stofnað til, samþykkt þær eða hafnað.

Þegar ákvörðun liggur fyrir er á Kjarnavefnum svo að sjálfsögðu hægt að klára launabreytinguna alla leið með því að senda launabreytinguna í rafræna undirritun til starfsmanns og stjórnanda.

Villuprófun lífeyrisskilagreina

Brú lífeyrissjóður hefur þróað vefþjónustu sem býður upp á að villuprófa skilagreinar.
Kjarni hefur í samvinnu við Brú lífeyrissjóð bætt við villuprófun skilagreina á móti vefþjónustu sjóðsins. Nú geta notendur Kjarna villuprófað skilagreinasendingar til sjóðsins áður en útborgun er lokað í Kjarna.

Í þessu felst mikil hagræðing fyrir notendur Kjarna þar sem með þessu móti er hægt að komast hjá vandasömum leiðréttingum sem annars koma ekki í ljós fyrr en skilagrein er skilað til sjóðsins, þ.e. eftir að búið er að loka útborgun og greiða laun.

Dæmi um villuprófanir eru í tengslum við aldur launþega og afstemmingu á mótframlagi og endurhæfingarsjóði.

Þetta er vonandi bara forsmekkurinn af því sem koma skal og við bindum vonir við að fleiri sjóðir fylgi svo í kjölfarið og bjóði upp á villuprófanir.

Eldri launagögn í Kjarna

Það er mikilvægt að létta notendum vinnuna og koma í veg fyrir að þeir þurfi að fara á marga staði til þess að sækja upplýsingar. Sem liður í þessu var viðbót sem gerir viðskiptavinum kleift að lesa eldri launagögn úr launakerfinu Topplaunum inn í Kjarna.

Þannig geta þeir viðskiptavinir Kjarna sem áður notuðu Topplaun komist hjá því að halda því kerfi gangandi til þess eins að geta flett upp eldri launauplýsingum og geta nálgast þessar upplýsingar beint úr Kjarna. Sambærilegt hefur áður verið útfært í Kjarna fyrir launagögn úr SAP launum og ekkert því til fyrirstöðu að í framtíðinni verði hægt að útfæra sambærilegt fyrir önnur launakerfi.

Ávinnslur og skuldbinding í launaáætlun

Nú er hægt að sækja ávinnslur og skuldbindingu uppbóta í launaáætlun og flytja inn á valda mánuði.

Þær ávinnslur sem reiknaðar eru til uppbóta eru:

Kostnaðartegund launaliða

Viðskiptavinir vilja geta greint launaupplýsingar á margan og mismunandi hátt og til þess að bæta enn frekar við þá greiningarmöguleika var bætt inn virkni til þess að skrá kostnaðartegund á launaliði og hægt er að greina gögnin svo eftir þessum nýju kostnaðartegundum.

Gátlistar – magnvinnsla og aðrar viðbætur

Gátlistavirknin kom ný á Kjarnaveifnn í síðustu útgáfu af Kjarna. Í núverandi útgáfu var bætt frekar við þá virkni og er nýjasta viðbótin í gátlistum magnvinnsla þar sem hægt er að sjá stöðu á hverjum gátlista fyrir sig, þ.e. hvaða atriði er búið að merkja við í gátlistanum og af hverjum.

Mannauðsdeildir, stjórnendur og aðrir sem hafa aðgang að gátlistum, geta einnig skoðað framgang margra lista í einu, til dæmis fyrir stóran hóp af fólki. Þessi nýja virkni mun meðal annars koma sér vel þegar hópur fólks er ráðinn inn í einu, eins og sumarstarfsfólk að vori.

Til viðbótar við magnvinnsluna var bætt inn möguleikum á að senda tölvupóst á viðkomandi starfsmann út frá gátlistanum, ef það er eitthvað sem hann þarf að gera í tengslum við gátlistann, og eins senda ítrekun á ábyrgðaraðila gátlistans.

Sjá nánar um gátlistana hér: https://www.kjarni.is/frettir/einfaldadu-ferla-og-radningar-med-gatlistum-kjarna

Viðhald starfsmannaupplýsinga

Aðgangur stjórnenda að starfsmanna- og launaupplýsingum sinna teyma er í gegnum Kjarnavefinn. Hingað til hafa þær upplýsingar eingöngu verið til birtingar auk þess sem stjórnendur hafa getað, hafi þeir aðgang til þess, stofnað starfsmenn út frá ráðningahluta Kjarnavefsins.

Nú hefur aftur á móti verið bætt við möguleika fyrir stjórnendur á að viðhalda starfsmannaupplýsingunum í gegnum Kjarnavefinn auk þess sem þeir geta þar stofnað starfsmenn frá grunni, þá starfsmenn sem einhverra hluta vegna koma ekki inn í gegnum ráðningarhluta Kjarna.

Þar sem þessi virkni er aðgengileg þeim notendum sem hafa tilskilin réttindi í Kjarna þá er ekkert því til fyrirstöðu að starfsmenn mannauðs- og launadeilda geti nú líka notað Kjarnavefinn til þess að viðhalda þessum upplýsingum og þurfa þá ekki endilega að nota Kjarna „client-inn“ í þá vinnu.

Sjálfvirkar áminningar

Frá upphafi hefur verið umfangsmikil virkni í Kjarna sem sendir sjálfvirkar áminningar á skilgreinda notendur, s.s. starfsmann, stjórnanda eða aðra, í tengslum við ýmsa viðburði í kerfinu. Í þessari útgáfu var bætt enn frekar við þá virkni þar sem núna er líka hægt að senda áminningar út frá ástæðum ráðningarmerkinga og mismunandi tegundum í samskiptaspjaldi.

Rafrænar undirritanir

Útfært hefur verið enn betra yfirlit yfir þær rafrænu undirritanir sem hafa verið sendar út frá Kjarnavefnum. Nú er einfalt að sía á ákveðna undirritendur og sjá stöðu undirritana. Einnig er hægt að sía út frá stöðu undirritana og þannig ítreka og framlengja undirritun fyrir hóp skjala sem eru óundirrituð eða útrunnin.

Í þessari útgáfu var einnig bætt í Teymið mitt yfirliti fyrir stjórnendur í tengslum við rafrænar undirritanir.

Viðvera – til þægindarauka

Ýmissri virkni hefur verið bætt við viðveruhlutann eftir ábendingar frá viðskiptavinum. Þessi virkni er til þægindarauka fyrir starfsmenn og tímastjóra við skráningar. Þar má nefna magnskráningu á marga starfsmenn í einu og uppástungum frá kerfinu varðandi tímalengd við skráningu á færslum út frá eftirstöðvum og vinnuskyldu starfsmanns.

Dagpeningabeiðni á starfsmannavef

Í dagpeningahluta Kjarna er hægt að stofna dagpeningabeiðni á Kjarnavef auk þess sem hægt er að stofna dagpeningabeiðnir í gegnum vefþjónustutengingu frá ytri kerfum. Í þessari útgáfu var bætt við virkni á starfsmannavefinn þar sem starfsmenn geta sjálfir sent inn dagpeningarbeiðni.

Magnvistun skjala í Kjarna

Undanfarin ár hafa fjölmargir viðskiptavinir bæst við í Kjarna. Sumir þeirra hafa verið með talsvert magn af gögnum í eldra mannauðs- og launakerfi, t.d. viðhengi, sem gott er að geta komið á einfaldan hátt inn í Kjarna. Í ljósi þessa var bætt við í Kjarna aðgerð sem getur hlaðið inn miklu magni af skjölum/viðhengjum úr öðrum kerfum. Forsendan fyrir þessari aðgerð er að hægt sé að vista viðhengi úr eldra kerfi á skráarsvæði eftir ákveðinni forskrift.

Starfsþróunarsamtöl á Kjarnavef

Starfsþróunarsamtöl hafa frá upphafi þess kerfishluta í Kjarna verið aðgengileg bæði starfsmanni og stjórnanda á starfsmannavefnum. Með tilkomu Kjarnavefsins þar sem stjórnendur geta nálgast allar helstu upplýsingar, s.s. launaþróun og starfsmannaupplýsingar teymisins, geta samþykkt laun, sent skjöl í rafræna undirritun og tekið þátt í ráðningarferlinu, þá lá beint við að færa stjórnendahluta starfsþróunarsamtalsins yfir á Kjarnavefinn.

Það var gert í þessari útgáfu og stjórnandinn hefur þar einnig betra yfirlit en áður yfir stöðu sinna samtala. Einnig geta starfsmenn mannauðs- og launadeilda séð heildaryfirlit yfir stöðu samtala í þessu sama viðmóti.

Tengingar við ytri kerfi

Kjarni býður upp á tengingar við fjölmörg önnur kerfi, s.s. fjárhags-, viðveru-, ráðninga- og fræðslukerfi. Í upphafi þessa árs hafa bæst við enn fleiri slíkar tengingar þegar fræðslukerfin LearnCove, Avia og Relesys tengdust Kjarna.