Warum gibt es Büros? Vor der Corona-Krise wäre die Antwort vielleicht so ausgefallen: Räumliche Nähe ist wichtig, damit Menschen in Organisationen effektiv und effizient zusammenarbeiten. Sie ist sogar unabdingbar, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neue, kreative Lösungen entwickeln sollen. Auf Basis dieser Annahmen haben Unternehmen in den vergangenen Jahren haufenweise Bürowände entsorgt; entstanden sind vielerorts offene, bunte Arbeitslandschaften. In den Städten gründeten sich gleichzeitig zahllose Co-Working-Spaces. In sie strömten Selbstständige, Gründer und Projektgruppen auf der Suche nach Austausch, Netzwerken und Inspiration. Mitarbeiter erhielten vermehrt die Möglichkeit, von unterwegs oder daheim zu arbeiten. Dennoch blieb das Büro für die allermeisten der primäre Arbeitsort.

Auch ich war mir sicher: Die physische Nähe und die räumliche Umgebung haben einen maßgeblichen und positiven Einfluss auf unsere Arbeit. Das belegte nicht nur meine eigene Erfahrung, sondern war auch Ergebnis wissenschaftlicher Studien.

Hat sich diese kollektive Erfahrung durch die massenweise Entsendung der Büromitarbeiter nach Hause verändert? Erste Untersuchungen zeigen, dass die Arbeit im Homeoffice überraschend gut funktioniert (siehe dazu auch den Kasten "Die Vor- und Nachteile des Homeoffice"). Teilweise berichten Mitarbeiter sogar von einer größeren Nähe zu ihrer Führungskraft als vorher. Welche Rolle spielt das Büro noch in einer virtuellen Zukunft? Hat es seine bislang unangefochtene Bedeutung als Arbeitsort verloren? Wenn ja, wie verändern sich die Anforderungen an Büros infolge der Pandemie?

Büroarbeit vor der Pandemie

Bereits in den Jahren vor dem Corona-Ausbruch hat sich die Büroarbeitswelt zunehmend verändert. Immer mehr Unternehmen führten offenere und zusammenhängende Raumstrukturen ein. Das sollte die Kommunikation innerhalb und insbesondere zwischen Teams fördern, die Zusammenarbeit stärken und neue Ideen entstehen lassen.

Häufig hoben Unternehmen die feste Zuordnung eines Arbeitsplatzes zu einer Person auf, damit Mitarbeiter die offeneren Räume flexibel nutzen konnten. Gleichzeitig weiteten sie die mobile Arbeit aus: Angestellte durften Teile ihrer Arbeit von zu Hause aus erbringen. Im Gegenzug reduzierten die Firmen häufig die Anzahl der Büroplätze und sparten Flächen ein.

Die ortsunabhängige Arbeitsweise erlangte bei Unternehmen und Mitarbeitern eine hohe Popularität. Sie steigerte die Attraktivität als Arbeitgeber und half beim Werben und Binden von Fachkräften. Manager verknüpfen diese Entwicklungen häufig mit dem Begriff "New Work", auch wenn das orts- und zeitflexible Arbeiten nur eines von vielen Elementen dieser Philosophie darstellt.

2018 führten wir in unserem Verbundforschungsprojekt "Office 21" die Studie "Office Analytics" durch. Dabei befragten wir rund 10.000 Angestellte und Selbstständige zu ihren Erfahrungen in der Arbeitswelt. Die positiven Effekte, die wir fanden, waren überwältigend. Es gab nicht nur starke Zusammenhänge zwischen einer autonomeren Form von Arbeit und der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, sondern auch mit Erfolgskriterien wie der Einschätzung der eigenen Leistung, Motivation und Wohlbefinden. Deutlich positiv wirkte sich eine hohe Zufriedenheit mit der physischen Arbeitsumgebung aus. Wovon hing diese ab? Von guter Akustik, Rückzugsmöglichkeiten, der Verfügbarkeit und Vielfältigkeit von Besprechungsräumen sowie Erholungs- und Pausenmöglichkeiten. Die Auswertung der Datensätze ergab, dass die Möglichkeit, spontan kommunizieren zu können, ebenfalls ein positiver Faktor war – allerdings weniger stark als häufig angenommen. Viel wichtiger schien das Thema Konzentration. Wenn wir uns die aktuelle Bürowelt anschauen, finden wir in den vielen offen gestalteten Großraumbüros kaum Rückzugsräume oder Orte, die speziell für konzentriertes Arbeiten ausgelegt sind. Dabei umfasste der durchschnittliche Anteil für ruhiges, fokussiertes Arbeiten bei den Studienteilnehmern fast die Hälfte der gesamten Arbeitszeit. Die beiden am stärksten negativ wirkenden Faktoren waren ein als zu gering empfundener Abstand zu den anderen Arbeitsplätzen und die Störung durch vorbeilaufende Personen. Diesen Aspekten schenkten Firmen bisher deutlich zu wenig Aufmerksamkeit.