Hebben ouders altijd recht op volledige kopie dossier?

Ja, tenzij dat in strijd is met het handelen als een goed pedagoog (art 7 lid 3 en art 35 NVO beroepscode). Dat geldt ook voor de gegevens over de andere ouder.

Het uitgangspunt van kopieën voor ouders

Uitgangspunt is dat ouders met gezag recht hebben op een volledige kopie van het dossier. Gezien het belang van betrokkenheid van ouders bij onderzoek en behandeling door de pedagoog geldt over het algemeen dat ouders recht hebben op een volledige kopie van het dossier van hun kind (tot 16 jaar). 

De grens ligt bij de informatie die de privacy van de andere ouder schendt en die niet noodzakelijk is voor de andere ouder om een goed beeld te krijgen van de zorg die de pedagoog biedt. Zoals een persoonlijk verhaal over misbruik van de ouder zelf, hetgeen verteld is in een gesprek waarbij de andere ouder niet aanwezig was en dat de andere ouder niet het zicht beneemt op de aanleiding, het doel, het verloop en de resultaten van de zorg die de pedagoog aan zijn kind biedt.

Uitzondering

Er geldt een uitzondering op het recht op een volledige kopie van de ouders, als dit strijdig is met het handelen als goed pedagoog ten opzichte van het kind. De pedagoog kan dan besluiten om bepaalde informatie niet te verstrekken. 

Dit kan alleen in uitzonderingssituaties en kan er niet toe leiden dat er helemaal géén informatie wordt verstrekt. De ouder met gezag heeft namelijk nog steeds informatie nodig om zijn taak als wettelijk vertegenwoordiger te kunnen uitoefenen, zoals bijvoorbeeld meebeslissen over verlengen of stoppen van de zorg. De ouder heeft altijd recht op voldoende informatie om te kunnen besluiten over bijvoorbeeld de noodzaak van onderzoek of observatie of toestemming voor begeleiding of behandeling. 

Praktisch gezien kan het er bijvoorbeeld toe leiden dat bepaalde verslagen van gesprekken met de jeugdige niet worden verstrekt. Maar zoals gezegd dit is de uitzondering op de regel. Normaliter wordt een volledige kopie verstrekt.

Afweging maken

Hoe maakt u een zorgvuldige afweging als u bij wijze van uitzondering overweegt om geen volledige kopie te geven?

• Zorg dat u de feiten helder heeft: welke informatie wordt gevraagd? Waar ligt het bezwaar van de ouder of de jeugdige tegen bekendmaken van de informatie aan de (andere) gezaghebbende ouder(s)? Wat zijn de mogelijke gevolgen van volledig verstrekken of het weg laten van bepaalde informatie?
• Weeg de belangen van het kind en die van de beide ouders bij volledige en bij onvolledige verstrekking. In deze afweging mag u de belangen (niet de wensen!) van de jeugdige zwaar laten wegen.
• Overleg met een collega: in dit overleg is de rol van de collega om u, door kritische vragen te stellen, nog een keer goed naar uw voorgenomen besluit te laten kijken. Het doel van dit overleg is niet om het eens te worden met elkaar, maar om te kijken of de belangenafweging zorgvuldig is gemaakt.
• Besluit: leg het besluit inclusief overwegingen vast in het dossier.

Besluit u om bepaalde informatie niet te verstrekken? Dan heeft de betreffende ouder het recht op een second opinion. Dat betekent dat de ouder een derde mag aanwijzen die het dossier mag inzien, om de weigering van de inzage / de kopie te beoordelen.  Deze derde moet lid zijn van de NVO. Art 35 lid 5 NVO beroepscode spreekt over een ‘aan de beroepscode onderworpen pedagoog’.

Praktische tip

Bij jeugdigen van 12-16 jaar die ook zelf toestemming geven voor hulpverlening, is het goed gebruik om bij de start van de hulpverlening de afspraak te maken met ouders en jeugdigen dat de verslagen van individuele gesprekken/begeleiding enkel toegankelijk zijn voor de deelnemers aan het gesprek. Dit is geen ‘harde’ afspraak (de wet gaat immers voor), maar wel goed gebruik, omdat met het toenemen van de bevoegdheid van de jeugdige, ook diens recht op privacy groeit. Mocht een ouder, ondanks gemaakte afspraken, later toch de gespreksverslagen opvragen, dan kan de pedagoog dit weigeren op basis van goed hulpverlenerschap. De jeugdige mag er namelijk op vertrouwen dat de pedagoog deze afspraak naleeft. Overigens houden gezaghebbende ouders ook als de verslagen niet worden verstrekt, wel recht op informatie over de hoofdlijnen van de gesprekken en moeten de ouders worden geïnformeerd als zich bijzondere situaties voor doen, zoals zorgen over de veiligheid of de psychische toestand van de jongere.