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Informativa n. 216 - URP e rapporti con l’utenza NOTE ALL'UTENTE - Duplicati visti di regolarità amministrativo-contabile o osservazione impeditiva

Intro

Com’è noto il sistema di gestione documentale di questa RTS per ogni flusso pervenuto fornisce una risposta che può essere negativa in caso di presenza di anomalie, oppure positiva attraverso la mail PEC contenente la ricevuta di protocollo dinamica dalla quale è possibile rilevare, attraverso il link contenuto al suo interno, oltre agli estremi di protocollo anche lo stato di avanzamento in tempo reale della singola pratica, esattamente identificata dall’oggetto mail.

Tale ricevuta di protocollo dinamica è stata ora implementata con il campo “Note all’utente” nel quale questa RTS potrà comunicare sia all’Ufficio di Servizio che all’utente, le eventuali criticità riscontrate in fase di lavorazione della pratica, oppure altre informazioni utili per la regolarizzazione della stessa.

Le informazioni contenute nel citato campo “Note all’utente” saranno visibili in tempo reale SOLO SE FORMULATE DA QUESTA RTS mentre, nel caso in cui non vi sia alcuna “Nota all’utente” nella ricevuta di protocollo, la pratica deve intendersi regolarmente lavorata senza alcuna criticità nel mese successivo la  chiusura; le stesse “Note all’utente” si affiancheranno, se necessarie, alle tradizionali note a cedolino già utilizzate per le comunicazioni all’utenza, ma visibili solo con l’emissione del cedolino.

Rimane invece invariato il rilascio via PEC del visto di regolarità amministrativo-contabile o dell’osservazione impeditiva con il template già in uso, i cui estremi sono pure visibili nella ricevuta di protocollo dinamica; a tale proposito si richiama l’attenzione di codesti Uffici di Servizio circa l’obbligo di acquisire nei propri atti documentali d’ufficio la mail PEC con il visto o l’osservazione impeditiva che, secondo il principio della non duplicazione e semplificazione del procedimento amministrativo, non potranno essere ritrasmesse in duplicato da parte di questa RTS.

Con l’occasione si fa presente che per i soli contratti soggetti anche al controllo preventivo di legittimità da parte della Corte dei Conti ai sensi dell’articolo 5 comma 2 lett. a) del D.Lgs. 123/2011, il visto verrà comunicato esclusivamente VIA PEC con il template che sarà inviato entro 30 gg. dal ricevimento degli stessi.

Ciò detto e facendo seguito a quanto già disposto con le Informative 195/2020 e 201/2020 di questa RTS, si evidenzia come la ricevuta di protocollo dinamico acquisti un punto fermo fondamentale per la corretta e trasparente gestione dei rapporti tra codesti Uffici di Servizio, gli amministrati/utenti e questa RTS; in tal senso è quantomai necessario che codesti Uffici di Servizio inoltrino sempre ed a tutto il proprio personale dipendente la citata mail con la ricevuta di protocollo dinamico.

Peraltro, tale prassi risulta coerente ed utile per codesti Uffici di Servizio al fine di adempiere l’obbligo previsto dall’articolo 7 della Legge 241/90 in materia di avvio del procedimento amministrativo.

Per tutto quanto sopra, stante la rilevanza della questione trattata ed al fine di consentire la più ampia conoscibilità della materia, si invitano tutte le Amministrazioni ad inoltrare via mail o mediante altre modalità telematiche già in uso, la presente Informativa a tutto il personale amministrato.

Inoltre, al fine di garantire la costante informazione a tutto il personale dipendete, si ritiene utile allegare anche un prospetto riassuntivo delle modalità di contatto di questa RTS da parte degli utenti denominato ISTRUZIONI PER ACCEDERE AI SERVIZI DELLA RTS; lo stesso potrà anche essere affisso, ove  ritenuto opportuno, nei locali di codesti Uffici.

Con l’occasione è opportuno ribadire che l’accesso fisico presso gli Uffici di questa RTS avviene esclusivamente previo appuntamento da richiedere con le modalità di cui all’Informativa 201/2020; in alternativa rimane sempre attivo lo sportello telematico ed alternativamente quello telefonico.

A tale proposito, si ribadisce quanto già comunicato con l’Informativa 195/2020,  cioè che i flussi informatici sono schematizzati come segue:

  • Dalla CASELLA P.E. (SOLO PER INFORMAZIONI A CARATTERE GENERALE, ad es. @gmail) o P.E.O (ad es. @istruzione.it) dell’utente alla casella P.E.O. della RTS  rps.mi.urp@mef.gov.it
  • Dalla CASELLA PEC dell’utente alla PEC della RTS  rts-mi.rgs@pec.mef.gov.it

La presente Informativa verrà pubblicata sul sito istituzionale MEF alla pagina http://www.rgs.mef.gov.it/VERSIONE-I/sistema_delle_ragionerie/ragionerie_territoriali_dello_stato/sportelli_rts/lombardia/rts_milano_monza_brianza/index.html# ; inoltre, al fine di dare maggiore visibilità e conoscenza delle novità trattate, la stessa verrà pubblicata, come di consueto, anche sul sito internet dell’Ufficio Scolastico Regionale – Ambito Territoriale di Milano all’indirizzo web http://milano.istruzione.lombardia.gov.it/p-ragioneria-territoriale-dello-stato/.

Infine si fa presente infine che in caso di chiarimenti è possibile contattare l’URP di questa RTS all’indirizzo mail rgs.rps.mi.urp@mef.gov.it