A digitalização de procedimentos e a consequente redução da utilização de documentos em papel levou à necessidade de se garantir a autenticidade da origem dos documentos, mediante a aposição de uma assinatura digital certificada com a mesma validade legal de uma assinatura à mão.
Dada a maior facilidade de falsificação e fraude quando se trata de documentos digitais, tal necessidade é ainda mais premente no caso de documentos fiscais, mas, mais do que a validação necessária, o facto de estes serem assinados digitalmente de forma certificada traz ainda algumas vantagens para o seu negócio.
O que é uma assinatura digital certificada?
Uma assinatura digital certificada é uma forma de assinar documentos digitais sem ocorrerem riscos de não autenticidade relativamente à titularidade de uma assinatura, de alteração da mesma e de fraude, ganhando uma assinatura feita digitalmente a mesma validade legal de uma assinatura à mão.
A certificação de uma assinatura digital é feita com base num sistema criptográfico que gera duas chaves interdependentes: uma privada para o seu titular poder reclamar a autoria do documento assinado e outra pública para que o detentor possa confirmar não só a autoria, como também a integridade do documento.
Vantagens da assinatura digital certificada para a sua empresa
Aumento da segurança dos dados
Ao serem assinados com um certificado digital e encriptados, a integridade e fidedignidade dos dados nos documentos digitais está garantida, o que dá tanto ao próprio como ao destinatário a segurança de as informações não serem violadas.
Além disso, ao contrário dos documentos em papel, que se podem extraviar, os documentos enviados digitalmente evitam os riscos de perda e fuga de dados confidenciais, uma vez que são sujeitos a certificação para cumprimento de legislação própria.
Aumento da produtividade e eficiência
O facto de poder assinar os documentos digitalmente de forma inviolável implica uma redução considerável no tempo necessário à tarefa, ao evitar os procedimentos de impressão, assinatura, colocação de carimbo e (possivelmente) digitalização ou, mais moroso, envio físico por correio. Ao apor uma assinatura digital, com poucos cliques, essa tarefa fica resolvida e tal é válido tanto para faturas e contratos, como para qualquer outro documento.
Redução dos custos
Relacionada com o aspeto acima, o facto de não ter de imprimir os documentos representa uma redução de custos com papel, material de impressão ou com o envio ou a receção via correio. Além disso, com o arquivo no formato digital dos documentos, os custos relacionados com o arquivo físico também são mitigados.
Boa prática de sustentabilidade
A procura de soluções cada vez mais sustentáveis é uma tendência crescente em todo o planeta e as empresas não podem ficar de fora. Reduzir o consumo de papel e as deslocações alusivas à distribuição demonstra uma responsabilidade do seu negócio relativamente à preservação do meio ambiente que, além do impacto direto, tem o benefício colateral de colocar a sua empresa bem vista aos olhos dos seus clientes.
Portabilidade
O facto de assinar os documentos de forma digital implica que não tem de estar fisicamente perto deles para poder pegar numa caneta e colocar a sua assinatura; pode fazê-lo a partir de qualquer dispositivo, sem atrasar nenhum processo – no caso das faturas, em qualquer dispositivo que tenha o seu software de faturação certificado.
A aplicação da assinatura digital certificada à faturação
As condições para a existência de “faturas sem papel”, com a possibilidade de os documentos fiscais não serem impressos e serem enviados e arquivados em formato digital, foram criadas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02, que, além de estipular as normas para o processamento de todos os documentos fiscalmente relevantes, introduziu os requisitos legais para a faturação eletrónica.
Com a entrada em vigor deste diploma, tornou-se necessário introduzir mecanismos que permitissem garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo desses documentos, mantendo as informações válidas, inalteradas e sem possibilidade de duplicação durante o processo. Esses mecanismos consistem na adoção de um dos seguintes procedimentos:
– aposição de uma assinatura digital qualificada;
– aposição de um selo eletrónico qualificado;
– utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI).
A assinatura digital qualificada definida na legislação é um caso especial de assinatura digital certificada para os documentos fiscais enviados em formato eletrónico. Gerada através de um certificado digital que só pode ser emitido por uma entidade privada credenciada pelo Gabinete Nacional de Segurança, esta destina-se a identificar inequivocamente a pessoa responsável pelo documento, como se esta o assinasse fisicamente.
Obrigatoriedade de assinatura digital nos documentos fiscais
A partir da entrada em vigor da legislação referida para a faturação sem papel, as faturas enviadas em formato PDF, via e-mail ou outra forma de transmissão eletrónica, só são consideradas faturas eletrónicas a partir do momento em que lhes é aposto um certificado digital, seja uma assinatura digital ou um selo eletrónico.
A data para início desta obrigatoriedade tem sido adiada desde 2019. Segundo a última atualização, a obrigatoriedade de aposição de assinatura digital certificada aos documentos fiscalmente relevantes inicia a 1 de janeiro de 2025.
Nota: A proposta de Lei nº109/XV/2ª (GOV), artigo 182ºA, de 14 de novembro de 2023, veio determinar a aceitação de faturas enviadas em formato PDF até 31 de dezembro de 2024 e a Faturação Eletrónica nos Contratos Públicos obrigatória apenas a partir de 1 de janeiro de 2025.
Como cumprir a obrigação da assinatura digital certificada nos seus documentos fiscais
Como especificado acima, os documentos que atualmente são enviados em PDF deixarão de ser, num futuro próximo, válidos no âmbito da faturação eletrónica se não forem assinados digitalmente com um certificado eletrónico emitido por uma entidade acreditada para tal.
Para garantir o cumprimento da legislação com toda a segurança ao usufruir das vantagens da digitalização dos processos na sua empresa, pode contar com as soluções de faturação eletrónica da Cegid Yet, que garantem o reconhecimento da sua assinatura digital nos seus documentos fiscais.
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